La schedina è il modulo con cui si comunicano alla Questura le generalità di chi alloggia. Si compila una volta per ogni persona — non per prenotazione, non per camera — e i campi sono sempre gli stessi, che tu li digiti nel portale o li scriva in un file da caricare.
Questa guida li passa uno per uno, nell’ordine in cui il sistema li chiede. Per il quadro generale — accesso, credenziali, ricevute — c’è la guida ad Alloggiati Web.
Il primo campo decide tutto: il tipo di alloggiato
Prima di ogni altra cosa scegli che ruolo ha questa persona:
- Ospite singolo — viaggia da solo. Compili la sua schedina e invii.
- Capofamiglia — ha con sé dei familiari. Dopo di lui inserisci i loro dati.
- Capogruppo — stessa logica, ma per un gruppo che non è una famiglia.
Poi ci sono i due tipi collegati, familiare e membro del gruppo, che si usano per le persone che seguono un capofamiglia o un capogruppo.
Questa scelta non è cosmetica: determina quali campi dovrai compilare, come vedremo alla fine.
I campi comuni a tutti
Undici campi, e vanno compilati per ogni persona, capo o non capo.
Data di arrivo. Formato giorno/mese/anno. Il portale accetta solo oggi o ieri: è la traduzione tecnica dell’obbligo di comunicare entro 24 ore dall’arrivo, che scende a 6 ore per i soggiorni che non superano la giornata.
Giorni di permanenza. Quelli dichiarati all’arrivo, massimo 30. Per soggiorni più lunghi la schedina va rifatta.
Cognome e nome. Come sul documento. Nel file a tracciato record il cognome occupa 50 caratteri e il nome 30, completati con spazi fino a raggiungere la lunghezza esatta.
Sesso. Un solo carattere: 1 per maschio, 2 per femmina.
Data di nascita. Stesso formato della data di arrivo.
Comune e provincia di nascita. Solo per chi è nato in Italia. La provincia usa le sigle automobilistiche, con un’unica eccezione: Roma si scrive RM. Per chi è nato all’estero questi due campi restano vuoti.
Stato di nascita. Va compilato sempre, anche per gli italiani, con il codice dello stato. È l’errore più comune: si pensa che serva solo per gli stranieri.
Cittadinanza. Anche questa sempre, italiana compresa.
Comuni, stati e tipi di documento non si scrivono in chiaro: si usano i codici delle tabelle pubblicate nella sezione Supporto Tecnico del portale. Se stai preparando un file, sono le tabelle da tenere aperte accanto.
I tre campi del documento, e chi li compila
Tipo di documento, numero e luogo di rilascio.
Il tipo è un codice di cinque caratteri — per esempio IDENT per la carta d’identità — e anche qui la tabella sta nel Supporto Tecnico. Il luogo di rilascio segue una regola che confonde spesso: se il documento è stato rilasciato in Italia si usa il codice del Comune, se è stato rilasciato all’estero il codice dello Stato.
E qui torna il primo campo: questi tre si compilano solo per ospite singolo, capofamiglia e capogruppo. Per familiari e membri del gruppo non servono.
Famiglie e gruppi: la regola dell’ordine
Quando invii un capofamiglia o un capogruppo, le persone collegate vanno nelle righe immediatamente successive alla sua. Non altrove nel file, non in un secondo invio.
È il vincolo che rompe più file: chi esporta da un gestionale e ordina le righe per cognome, o per numero di camera, spezza il legame fra il capo e i suoi, e il sistema rifiuta.
Se prepari un file invece di digitare
Le stesse informazioni, in un file di testo con regole rigide:
- codifica UTF-8, una riga per persona, massimo 1.000 righe;
- ogni riga esattamente 168 caratteri;
- i primi 134 sono gli undici campi comuni, obbligatori per tutti;
- gli ultimi 34 sono i tre campi del documento — e per familiari e membri del gruppo vanno riempiti con 34 spazi bianchi, non omessi;
- fine riga CRLF su tutte le righe tranne l’ultima.
Ogni campo ha lunghezza fissa: se il cognome è ROSSI servono 45 spazi dopo, per arrivare a 50. Un solo carattere in più o in meno sposta tutto il resto della riga e invalida il record.
Prima dell’invio definitivo usa sempre la funzione di test, che valida il file senza trasmetterlo.
Gli errori che si ripetono
- Stato di nascita lasciato vuoto per gli italiani. Va compilato sempre.
- Provincia di Roma scritta RO invece di RM. RO è Rovigo.
- Familiari separati dal capofamiglia perché il file è stato riordinato.
- Documento compilato per tutti, che nel file sballa la lunghezza della riga.
- Data di arrivo di due giorni fa, che il portale non accetta e che a quel punto richiede la Questura.
Il quinto è l’unico che non si corregge da soli, ed è il motivo per cui conviene che l’invio parta da solo il giorno stesso invece di dipendere da chi si ricorda di farlo.
Domande frequenti
Il documento va inserito per tutti gli ospiti?
No. Tipo, numero e luogo di rilascio del documento si compilano solo per l'ospite singolo, il capofamiglia e il capogruppo. Per familiari e componenti del gruppo quei tre campi restano vuoti: nel file vanno riempiti con 34 spazi bianchi.
Che differenza c'è fra capofamiglia e capogruppo?
Nessuna dal punto di vista dei dati richiesti: cambiano solo il codice del tipo alloggiato e il significato. Capofamiglia si usa quando gli altri ospiti sono familiari, capogruppo quando fanno parte di un gruppo. In entrambi i casi le persone collegate vanno inserite subito dopo, e solo il capo porta i dati del documento.
Come si compila il luogo di nascita di un ospite straniero?
Comune e provincia di nascita restano vuoti — nel file, nove spazi e due spazi. Lo stato di nascita invece va sempre compilato, anche per gli italiani, con il codice dello stato preso dalle tabelle del portale. Lo stesso vale per la cittadinanza.
Posso inserire una schedina di tre giorni fa?
No. Il portale accetta come data di arrivo solo quella odierna o quella del giorno precedente. Se il ritardo è maggiore non c'è modo di rimediare da soli e bisogna rivolgersi alla Questura competente, tenendo presente che l'invio tardivo è equiparato al mancato invio.
