Booking engine

Sistema di prenotazione diretto: 8 valide ragioni per avere un booking engine

Sistema di prenotazione diretto: perché il tuo hotel o b&b dovrebbe avere un booking online, integrato con il tuo sito web per hotel? Quali sono i vantaggi di un booking engine per hotel di qualità per la tua struttura ricettiva? E perché un booking engine può trasformarsi in un vantaggio competitivo determinante per il tuo hotel?Vediamo insieme 8 validi motivi.

vedi anche: il channel manager per hotel di Hotelnet

1. Più efficienza e rapidità

Ancora oggi chi pensa che per gestire le richieste dei clienti sia sufficiente avere sul sito un form di “richiesta disponibilità”, specie con strutture medie o piccole, e che non sia necessario quindi un sistema di prenotazione diretto. Ma quanto tempo in più spendi senza un sistema booking engine, con il rischio di errori, overbooking e perdita di un possibile cliente durante la trattativa? Oltre a perdere tempo perdi anche prenotazioni!

Con un form di richiesta, il processo di acquisizione di un cliente, avviene più o meno cosi:

Il potenziale cliente ti invia una email

– Tu invii la tua email di risposta (dopo quanto tempo? E se il cliente scrive di notte? E quanti minuti perdi verificando disponibilità e scrivendo la email personalizzata in base alle sue richieste?)

– Il cliente conferma, oppure chiede maggiori informazioni: e qui devi ripartire dall’inizio!

– Nella migliore delle ipotesi, il cliente invia i dati della sua carta di credito (attenzione, sono dati sensibili, come vedremo più avanti!) 

– Ora il cliente è acquisito

Con un sistema di prenotazioni online invece il cliente fa tutto da solo…

…e ti contatta solo quando ha esigenze particolari da soddisfare. Il sistema di prenotazione diretto quindi ha un notevole impatto nel tuo lavoro in termini di rapidità ed efficienza, che si traduce in guadagno maggiore e più fatturato!

Il tempo perso a controllare disponibilità e rispondere alle mail non è la sola conseguenza, in più c’è possibilità che il cliente cambi idea, ci ripensi, trovi nel frattempo un’offerta migliore da un tuo competitor

Quando vuole prenotare permettigli di farlo subito, al giorno d’oggi con i grandi portali online (Amazon, Zalando) siamo abituati a un’esperienza rapida ed efficiente, e ci aspettiamo la stessa user experience in altri siti web!

Se poi invece di un booking engine a sé stante si usa un sistema centralizzato di prenotazione che aggiorna anche i portali (un CRS), tenere aggiornato il proprio booking engine e tutti gli altri portali di distribuzione diventa davvero facile.

2. Tutti i vantaggi della vendita disintermediata

La presenza sui portali OTA è vivamente raccomandata, tuttavia, accanto a questi, è fondamentale portare avanti una vendita diretta e disintermediata.

La tendenza nota degli utenti web è infatti quella di utilizzare i portali di prenotazioni turistiche, per esempio Booking.com o Expedia, come “motori di ricerca” per trovare l’hotel disponibile di proprio interesse e prenotare poi direttamente sul sito dell’hotel stesso. Se l’utente trova un sistema di prenotazione con un’esperienza rapida paragonabile alle OTA, magari unito a una migliore tariffa o a maggiori benefit, prenoterà sicuramente sul tuo sito!

Se invece, sempre lo stesso utente non troverà sul tuo sito un modo per prenotare il suo soggiorno, probabilmente tornerà su Booking o Expedia e quando va bene prenoterà da lì la tua struttura e tu dovrai pagare le commissioni ai portali, quando va male sceglierà un tuo competitor!

Vedi anche: come funziona la extranet di Booking

Quindi, rifletti bene sui vantaggi che potrebbe portarti, in termini di guadagni, un sistema di prenotazione online diretto.

3. Sicurezza e conformità alle normative

Se il booking engine che hai scelto è in regola, questo ti consente di passare i dati della carta di credito a garanzia della prenotazione su un canale sicuro (evitando quindi di farteli dettare al telefono o di farteli inviare via email, che è illegale e a rischio di multe salatissime!) e di gestirli e archiviarli rispettando le regole in termini di PCI/DSS e GDPR. 

Il booking engine ti può consentire inoltre di avviare già subito la verifica di eventuali carte non valide, o l’incasso della caparra o sull’intero importo della prenotazione se prepagata. 

4. Il pieno controllo dei tuoi utenti

Il booking engine ti garantisce il pieno controllo dei tuoi utenti e ti permette di raccogliere maggiori informazioni possibili per profilarli, Questa è un’attività fondamentale per il tuo programma di CRM (ossia di gestione e fidelizzazione della tua clientela). 

Ecco perché.

Un cliente che prenota un soggiorno presso la tua struttura da Booking.com è un cliente di Booking, mentre un cliente che prenota dal tuo sito è un cliente tuo. Prova ne è il fatto che, ad esempio, Booking non ti dà la mail del cliente e tutte le comunicazioni sono filtrate, anche solo per poter fare up-selling e cross-selling prima dell’arrivo. 

Quando il cliente è in casa devi poi esplicitamente chiedergli l’indirizzo email per poterlo inserire tra i tuoi clienti “acquisiti”. Se non gli chiedi questi dati quando è da te, non hai poi nessun modo per ricontattarlo per successive azioni di marketing!

5. Appetibilità per i visitatori

I visitatori del tuo sito si aspettano di trovare un’offerta migliore, sia dal punto di vista economico, sia per la presenza di eventuali benefit come ad esempio: pacchetti speciali, sconti su servizi accessori, aperitivo di benvenuto, early check-in o late check-out

Non solo: I visitatori desiderano conoscere meglio il tuo hotel. La visita al tuo sito replica virtualmente la visita in albergo. Qui il futuro ospite dà un’occhiata agli ambienti e si sente accolto, o meno, al primo impatto. Se la sua esperienza è positiva, sarà molto predisposto a prenotare un soggiorno, ma se è negativa… andrà via e sceglierà un competitor. Ricorda: il tuo sito web non è solo il tuo biglietto da visita online, è la tua immagine “reale” sul web. Quindi, cogli l’attimo e non dargli il tempo per pensarci troppo: fallo prenotare subito!

6. Tariffe dedicate per clienti e convenzionali

Con il booking engine i convenzionati o clienti fidelizzati si aspettano di avere un’area dedicata e di poter avere in esclusiva codici promozionali, tariffe dedicate o tariffe nascoste riservate a loro. Questo permetterà a te di incentivare prenotazioni dirette senza che i tuoi dipendenti debbano controllare tutte le convenzioni e disponibilità ogni volta che arriva una richiesta.

7. Controllo della disponibilità e delle tariffe

Non solo. puoi usare il booking engine tu stesso per controllare la disponibilità o calcolare in modo più veloce il prezzo per un’offerta che vuoi fare.

Se hai una tariffazione dinamica, piani tariffari bar, diversi trattamenti, offerte speciali, last minute, sconti bambini, o supplementi terzo letto, not refundable e tanto altro ancora, fare i calcoli a mano è davvero complicato. Devi fare un’offerta al volo? Chiedi la disponibilità e il prezzo al tuo booking engine! Così il lavoro di impostazione che fai per i tuoi clienti sarà utile anche a te.

8. Dati, dati e ancora dati!

Dal booking engine puoi inoltre avere altre informazioni preziose sulla tua clientela: quali date sono le più richieste, se c’è disponibilità o no, se i tuoi utenti utilizzano desktop, tablet o mobile e in che percentuale, e moltissimo altro. Potrai utilizzare tutti questi dati per conoscere meglio i tuoi clienti e studiare per loro offerte e programmi personalizzati.